Referenzprojekt: Effizienter Hardware-Rollout im Konzernumfeld

Wie gelingt ein reibungsloser Hardware-Rollout über viele Standorte hinweg? Dieses Praxisbeispiel zeigt, dass sich selbst komplexe Rollout-Prozesse im Konzernumfeld strukturiert und effizient gestalten lassen.

Alexandra Kreis von Rollout Solutions im Gespräch mit männlichen und weiblichen Kollegen, im Hintergrund ein Bildschirm

Ausgangslage

Die bestehenden iPhones und iPads eines Konzerns waren technisch überholt und sollten durch neue Geräte ersetzt werden – inklusive Umstellung von physischer SIM auf eSIM. Neben dem Gerätewechsel mussten auch die Daten der Altgeräte sicher übertragen und die Übergabe rechtssicher dokumentiert werden.

Der Austausch betraf mehrere Tausend Mitarbeiter: eine Herausforderung, die ohne klare Struktur und digitale Unterstützung keineswegs effizient zu bewältigen war.

Zielsetzung

Ziel war es, den gesamten Austauschprozess effizient, transparent und papierlos umzusetzen: von der Gerätevorbereitung über die Terminvergabe bis zur abschließenden Dokumentation.

Konkret sollte die Lösung:

die Koordination der Übergabetermine vereinfachen
Lagerhaltung, Auslieferung und Rücknahme steuern
Gerätedaten und eSIM-Informationen sicher in die Kunden-CMDB überführen
die Übergabe inklusive Zustandserfassung digital dokumentieren
den Rollout nachvollziehbar und termingerecht umsetzen

Herausforderungen

Besonders herausfordernd war die Organisation der persönlichen Übergabetermine. Jedes Gerät konnte nur im Beisein des jeweiligen Mitarbeiters übergeben werden.

Zudem galt es:

Lagerung, Vorbereitung und Auslieferung effizient zu steuern
individuelle Terminabsprachen zu koordinieren
neue Gerätedaten und eSIM-Informationen korrekt in die CMDB zu übertragen
den Zustand der Altgeräte sowie den Datenlöschprozess zu erfassen und zu dokumentieren

All das sollte möglichst automatisiert, skalierbar und nachvollziehbar erfolgen.

Ergebnisse

Durch den Einsatz unserer Rollout-Software SiteTracker konnte der gesamte Prozess digital abgebildet und automatisiert werden:

Übergabeprotokolle wurden automatisch erstellt und versendet
Checklisten sorgten für klare Abläufe bei Übergabe, Rücknahme und Dokumentation
Neue Gerätedaten wurden per Schnittstelle in die CMDB überführt
Problemfälle konnten systematisch erfasst, zugewiesen und bearbeitet werden
Der Gerätebedarf war vorab planbar – auch bei hohem Volumen
Alle Schritte wurden papierlos, effizient und nachvollziehbar umgesetzt

Kundennutzen

Der Rollout konnte strukturiert, transparent und ohne Medienbrüche durchgeführt werden.

Für den Kunden bedeutete das:

Klarer Überblick über alle Übergaben und den Projektfortschritt
Rechtssichere, digitale Dokumentation des gesamten Ablaufs
Reduzierter Abstimmungsaufwand dank automatisierter Kommunikation
Zuverlässige Datenübertragung in die eigene Systemlandschaft
Planbarkeit und Nachvollziehbarkeit auf allen Ebenen

Das Fazit

Der Hardware-Rollout war nicht nur termingerecht, sondern auch deutlich effizienter als vorhergehende Projekte und lieferte dabei durchgängig transparente Ergebnisse.

Weitere Referenzprojekte

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Mehr über das Projekt

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Das Ergebnis: klar strukturierte Abläufe, deutlich weniger Koordinationsaufwand und eine spürbare Entlastung der Abteilungen im Tagesgeschäft.