Rollout-Management im Einzelhandel
Ausgangslage: Komplexität im Eröffnungsprozess
Die Eröffnung neuer Filialen ist ein vielschichtiger Prozess, der zahlreiche Abteilungen und eine Vielzahl einzelner Aufgaben involviert. Pro Neueröffnung fallen rund 800 Aufgaben an – verteilt auf über 20 Abteilungen.
Diesen Ablauf strukturiert abzubilden, erwies sich in der Praxis als echte Herausforderung:
Welche Abteilung ist wann gefragt und in welcher Reihenfolge?
Welche Aufgaben bauen aufeinander auf und was passiert, wenn etwas ins Stocken gerät?
Besonders schwierig war es, Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten und länderspezifische Besonderheiten im Blick zu behalten – zusätzlich zum laufenden Tagesgeschäft und unter hohem Zeitdruck.
Was fehlte, war eine zentrale Lösung, die alle Fäden zusammenführt und den Prozess beherrschbar und effizient macht.
Um die Komplexität künftig besser zu beherrschen, sollten alle Filialeröffnungen über einen einheitlichen, standardisierten Prozess auf einer zentralen digitalen Plattform gesteuert werden.
Die neue Lösung sollte:
- den gesamten Ablauf strukturiert abbilden und effizient steuerbar machen
- den Projektfortschritt jederzeit übersichtlich und in Echtzeit sichtbar machen
- klare Rollen- und Berechtigungen abbilden
- Fehlerquellen minimieren und die Zusammenarbeit spürbar erleichtern
Die größte Herausforderung bestand darin, die 800 Aufgaben so abzubilden, dass sie zur richtigen Zeit von der richtigen Abteilung und in der richtigen Reihenfolge bearbeitet werden konnten.
Dabei mussten mehrere Ebenen gleichzeitig berücksichtigt werden:
- Abhängigkeiten zwischen Aufgaben: Einige Schritte konnten erst beginnen, wenn andere abgeschlossen waren
- Zeitliche Steuerung: Aufgaben mussten auf ein gemeinsames Eröffnungsdatum hin getaktet werden
- Länderspezifische Unterschiede: Prozesse und Zuständigkeiten variierten je nach Standort und Land
- Rollen und Berechtigungen: Die Zugriffsrechte mussten so gesteuert werden, dass jede Abteilung nur die für sie relevanten Informationen sehen und bearbeiten konnte
Hinzu kam: Die Steuerung all dieser Faktoren musste so gestaltet sein, dass sie skalierbar bleibt – unabhängig davon, ob eine einzelne Filiale oder mehrere Filialen gleichzeitig eröffnet werden.
Was zuvor aus unzähligen Excel-Listen, Abstimmungen und manuellen Aufgaben bestand, ist heute ein digitaler und automatisierter Prozess. Wir konnten den gesamten Prozess in unserer Rollout-Software SiteTracker abbilden und viele Bereiche automatisieren.
Dank SiteTracker:
- werden alle Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet
- werden verantwortliche Teams automatisch benachrichtigt, sobald sie im Prozess gefragt sind
- können auch Problemfälle über ein integriertes Ticketsystem aufgenommen und zugeordnet werden
- ist der Projektfortschritt jederzeit in Echtzeit einsehbar
- können Aufgaben von den Abteilungen einfach und zuverlässig neben dem Tagesgeschäft erledigt werden
- lassen sich länderspezifische Anforderungen einfach abbilden
Das Ergebnis: ein klar strukturierter und standardisierter Eröffnungsprozess!
Seit über fünf Jahren ist SiteTracker dafür erfolgreich im Einsatz und wird inzwischen auch für weitere Anwendungsfälle wie Qualitäts-Checks genutzt.
Der Rollout konnte strukturiert, transparent und ohne Medienbrüche durchgeführt werden.
Für den Kunden bedeutete das:
- Klarer Überblick über alle Übergaben und den Projektfortschritt
- Rechtssichere, digitale Dokumentation des gesamten Ablaufs
- Reduzierter Abstimmungsaufwand dank automatisierter Kommunikation
- Zuverlässige Datenübertragung in die eigene Systemlandschaft
- Planbarkeit und Nachvollziehbarkeit auf allen Ebenen
Der standardisierte Prozess ist nicht nur ein organisatorischer Fortschritt – er schafft spürbaren Mehrwert im Alltag aller Beteiligten.
Teams arbeiten entspannter und zielgerichteter:
Sie wissen genau, wann sie was zu tun haben und können ihre Aufgaben effizient neben dem Tagesgeschäft erledigen, ohne ständig nachzuhaken oder Informationen hinterherzulaufen.
Projektverantwortliche gewinnen Zeit und Kontrolle:
Weniger Koordination, weniger Rückfragen, weniger operative Hektik. Dafür mehr Überblick, klarere Zuständigkeiten und verlässliche Abläufe.
Für das Unternehmen bedeutet das:
- spürbare Entlastung der Teams
- schnellere Umsetzung mit weniger Koordinationsaufwand
- höhere Termintreue bei Eröffnungen
- weniger Fehler und weniger Nacharbeit
- weniger Kosten bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung
- Wachstum ohne zusätzliche Belastung