Was ist ein Rollout Plan

Ein Rollout-Plan ist ein ausführliches Konzept, das vor dem Rollout erstellt wird. Ein Rollout beschreibt die Einführung bzw. die Erneuerung von Technologien, Dienstleistungen oder Geschäftsprozessen in Unternehmen. Der Rollout-Plan skizziert detailliert die Schritte, Ressourcen und Zeitpläne, die für eine erfolgreiche Einführung bzw. Erneuerung notwendig sind. Dieser Plan trägt dazu bei, Ziele zu erreichen, Risiken zu minimieren und die Kommunikation zu verbessern. In der Regel wird der Rollout-Plan von einem Rollout-Team oder Projektleiter erstellt.

Rollouts werden durchgeführt um Veränderungen herbeizuführen, sprich um klare Ziele zu erreichen. Es ist sehr wichtig, sich dieser Ziele bewusst zu machen und sie zu definieren. Diese Ziele können je nach Projekt und Umfeld variieren.

Typische Rollout-Ziele

1. Effizienzsteigerung: Prozesse oder Systeme sollen effizienter gestalten werden. Dies geschieht durch die praktische Einführung neuer Technologien, die Automatisierung von Abläufen sowie die Standardisierung von Prozessen.

2. Qualitätsverbesserung: Das Ziel eines Rollouts ist oft die deutliche Steigerung der Qualität von Produkten, Dienstleistungen oder Prozessen. Dies wird durch konkrete Maßnahmen wie die Reduzierung von Fehlern, die Optimierung der Benutzererfahrung und die Erhöhung der Zuverlässigkeit erreicht.

3. Skalierbarkeit und Wachstum: Rollouts werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass eine Organisation ihr Wachstum kontrolliert und skaliert. Dies beinhaltet die strategische Einführung neuer Standorte, die Erweiterung von Dienstleistungen sowie die Integration neuer Kunden, um mit dem Geschäftswachstum Schritt zu halten.

4. Kostenreduzierung: Ein zentrales Ziel eines Rollouts ist die direkte Senkung der Kosten. Dies wird durch konkrete Schritte wie die Konsolidierung von Systemen, die Optimierung von Prozessen und die Reduzierung manueller Arbeitsabläufe erreicht.

5. Risikominimierung: Rollouts zielen darauf ab, Risiken in Bezug auf Sicherheit, Compliance und Geschäftsrisiken gezielt zu minimieren. Dies geschieht durch die präzise Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen, die Durchführung von Schulungen für Mitarbeiter sowie die Entwicklung von robusten Notfallplänen.

In welchen Bereichen und Branchen werden Rollouts durchgeführt?

Rollouts sind in verschiedenen Branchen und Bereichen weit verbreitet, insbesondere in der IT- und Telekommunikation. Unternehmen führen Rollouts durch, um beispielsweise Hardware auszutauschen, neue Netzwerke einzurichten oder Software zu implementieren. Der Begriff „Rollout“ findet auch in anderen Kontexten Verwendung, zum Beispiel im Marketing für die Einführung neuer Produkte oder in der Luftfahrtindustrie beim Ausrollen neuer Flugzeuge.

Große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern oder mehreren Niederlassungen führen regelmäßig Rollouts durch, da in regelmäßigen Abständen Technologien oder andere Systeme erneuert oder aktualisiert werden müssen. Dabei können Rollouts sowohl intern durch die unternehmenseigenen Teams als auch von externen Dienstleistern oder einer Kombination aus beiden durchgeführt werden. Oft werden auch Berater oder Planungsbüros hinzugezogen.

Gängige Beispiele für Rollout-Projekte:

Hardware- oder Software-Austausch
Dies kann u. a. den Austausch von Laptops, Druckern oder Softwareanwendungen umfassen.

Erneuerung der IT-Infrastruktur
Dies beinhaltet die Modernisierung von Servern, Netzwerken und anderen IT-Systemen.

Glasfaser- und Telekommunikationsnetzausbau
Hierbei geht es um die Installation und den Ausbau von Hochgeschwindigkeits-Internet- und Kommunikationsnetzen.

Filialnetzausbau
Im Handels- und Bankwesen kann dies den Auf- und Ausbau von neuen Filialen oder Standorten bedeuten.

Rollouts in der Medizintechnik
Austausch von medizinischen Geräten, wie Röntgengeräte oder Patientenüberwachungssysteme, um die Patientenversorgung zu verbessern.

Industrielle Automatisierung
Einführung neuer Steuerungssysteme und Sensoren in Produktionsanlagen. Aktualisierung von Fertigungsrobotern oder anderen automatisierten Geräten.

Change-Management-Projekte
Ein Teilbereich des Change-Managements betrifft Neuinstallationen und Austauschmaßnahmen – dies bedeutet, dass es sich um Rollouts im Rahmen des Change-Managements handelt.

Was unterscheidet ein Rollout-Projekt von anderen Projekten?

Rollout-Projekte unterscheiden sich dadurch von den meisten anderen Projekten, dass die gleichen Aktivitäten nicht nur einmalig durchgeführt, sondern an verschiedenen Standorten wiederholt werden. Diese Standorte können Unternehmensstandorte, Arbeitsplätze oder auch nicht-physische Elemente wie Software umfassen. In einem umfangreichen Rollout-Projekt gibt es daher sehr viele Aufgaben, die an mehreren hundert oder tausend Standorten zu erledigen sind.

Rollout-Projekte involvieren oft eine Vielzahl von Beteiligten, darunter Mitarbeiter, Lieferanten und weitere externe Dienstleister. Zudem ist es entscheidend, dass der Rollout den laufenden Betrieb nicht beeinträchtigt. Dies erfordert eine präzise Planung und Durchführung, um sicherzustellen, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren und die Ziele des Projekts erreicht werden können.

Die Komplexität eines Rollout-Projekts wird anhand eines vereinfachten Beispiels im Bereich Telekommunikation verdeutlicht: Ein Netzbetreiber richtet zahlreiche Mobilfunkmasten in ganz Deutschland ein. Für jeden Mast sind 30 identische Aktivitäten (von der Standortauswahl bis zur Montage der Antennen) erforderlich. Angenommen, es werden nur 250 Funkmasten aufgestellt, dann umfasst ein solches Projekt bereits 7.500 Aktivitäten. Zudem erfordert es eine enge Koordination zwischen Lieferanten, Zulieferern und internen Teams. Der Rollout muss genau überwacht werden, und jedes Teammitglied muss wissen, wann es welche Tätigkeit ausführen muss.

Der Ablauf eines Rollouts: Schritt für Schritt erklärt

Der Ablauf eines Rollouts kann je nach Art des Projekts unterschiedlich sein. Unser eigens entwickeltes STAK-Modell stellt eine geeignete Vorgehensweise für die meisten Rollouts dar, indem es das gesamte Projekt in vier Phasen gliedert:

• S Strategie (Vorbereitung und Planung)

• T Test (Test- und Pilotphase)

• A Ausführung (Durchführung und Umsetzung)

• K Kontrolle (Kontroll- und Abschlussphase)

Unser Modell erleichtert die Organisation und Durchführung von Rollouts, indem es eine klare Struktur vorgibt und sicherstellt, dass alle relevanten Schritte berücksichtigt werden. Die Mnemonik „Stets Testen – Alles Kontrollieren“ hilft dabei, die Phasen im Gedächtnis zu behalten und den Rollout effizient zu gestalten.

Den gesamten Ablauf eines Rollouts zu beschreiben würde hier den Rahmen sprengen, deshalb stellen wir einen vereinfachten Ablauf dar. Wenn Sie detaillierte Informationen zum Ablauf erfahren möchten, dann holen Sie sich unseren Rollout-Kompass.

Vereinfachte Darstellung des Rollout-Ablaufs

Phase 1: Strategie (Vorbereitung und Planung)

• Rollout-Ziele definieren: Klären Sie die Ziele des Rollouts.

• Datenbestand prüfen: Stellen Sie sicher, dass die benötigten Daten vorhanden sind.

• Budgetplanung: Berücksichtigen Sie Projektgröße, Ressourcenbedarf, Standortvariabilität und Risikopuffer.

• Teamzusammenstellung: Wählen Sie erfahrene Mitarbeiter und externe Berater aus.

• Informationswege festlegen: Bestimmen Sie Kommunikationsmittel und Erfassungsgeräte.

• Zeitpläne festlegen: Planen Sie Aufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten.

• Dokumentation planen: Planen Sie die Dokumentation von vorneherein mit ein.

• Problem-Management: Etablieren Sie ein Problem-Management.

• Tranchen bilden: Teilen Sie die Standorte in Gruppen auf, um den Rollout schrittweise durchzuführen.

• Im Idealfall nutzen Sie eine Rollout-Software wie SiteTracker, die Ihnen viele Prozesse deutlich erleichtert.

Phase 2: Test (Test- und Pilotphase)

• Führen Sie einen kompletten Rollout an einem einzelnen Standort durch.

• Prüfen Sie anhand des Pilotprojekts alle Prozesse und verbessern, wenn nötig.

Phase 3: Ausführung (Durchführung und Umsetzung)

• Beginnen Sie den Rollout erst nach erfolgreicher Pilotphase.

• Führen Sie den Rollout zuerst in einer Tranche (in einem Bereich) durch und erweitern Sie dann Schritt für Schritt.

• Bieten Sie effektiven Support für alle Projekt-Mitglieder.

Phase 4: Kontrolle (Kontroll- und Abschlussphase)

• Prüfen Sie, ob die Projektziele erreicht wurden.

• Geben Sie Ressourcen frei.

• Dokumentieren Sie Erfahrungen für zukünftige Projekte.

• Erstellen Sie einen Projektabschlussbericht.

• Übertragen Sie die Daten ggf. in ein anderes System.

Die Bedeutung einer Rollout-Software für Rollout-Projekte

Eine Rollout-Software ist von entscheidender Bedeutung für die effiziente Planung, Durchführung und Überwachung von Rollout-Projekten. Sobald ein Rollout einen Umfang erreicht, der sich nicht mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel oder allgemeiner Projektmanagement-Software abbilden lässt, ist der Einsatz einer spezialisierten Rollout-Management-Software unerlässlich. Die Projektgröße bezieht sich entweder auf die Anzahl der Standorte oder auf die Menge der auszurollenden Assets. Je besser die Software auf die spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist, desto effektiver ist sie. Bei komplexen Projekten, die mehrere Standorte (möglicherweise weltweit) umfassen, ist der Einsatz einer Rollout-Management-Software unverzichtbar, um die Rollout-Projekte erfolgreich durchzuführen.

Eine Rollout-Software zwingt das Rollout-Planungsteam dazu, den gesamten Prozess inhaltlich und zeitlich vorauszudenken und alle erforderlichen Daten – darunter Standortdaten, technische Details, Asset-Informationen und mehr – im Vorfeld oder während des Rollouts in der Software zu erfassen. Dadurch erhalten das Planungsteam und alle Projektbeteiligten eine klare Übersicht darüber, wer welche Aufgaben zu welcher Zeit zu erledigen hat. Neue Informationen werden kontinuierlich in die Software eingepflegt und können für Auswertungen wie Statusberichte, Vorfallmeldungen und Auslastungsberichte genutzt werden. Insbesondere ist es für die Projektleitung von großer Bedeutung, den aktuellen Projektfortschritt stets im Blick zu haben, um Verzögerungen und Vorfälle rechtzeitig zu erkennen und so Mehrkosten zu verhindern oder zumindest zu minimieren. Der Einsatz einer spezialisierten Rollout-Software ist daher ein unverzichtbarer Bestandteil für den Erfolg eines Rollout-Projekts.

Unsere Rollout-Software SiteTracker ist speziell für umfangreiche Rollouts entwickelt und ist das All-in-One-Tool für komplexe Rollout-Projekte. Die Software wird bereits in über 100 Projekten mit mehr als 1,5 Millionen Standorten verwendet.